| Uwaga na procedurę zawierania umowy o dofinansowanie | Zobacz na stronie WWW. |
 |
||
|
Szanowny Czytelniku! |
 |
Decyzja o przyznaniu beneficjentowi dofinansowania to dopiero pierwszy etap w całej procedurze dotyczącej zawierania umowy o dotacje. Może on potrwać nawet do kilkunastu tygodni. W tym czasie trzeba uważać, aby nie popełnić żadnego błędu i uchronić się przed niepotrzebnymi konsekwencjami. Tym bardziej, że działania wnioskodawcy są cały czas weryfikowane. W tym numerze „Informatora dotacji unijnych” wyjaśniamy również, dlaczego tak istotne jest prawidłowe określenie statusu przedsiębiorstwa na potrzeby składania wniosku o dofinansowanie. Zapraszam do lektury! Anna Śmigulska-Wojciechowska |
|
| 4,6 mld zł na kolej z Programu Infrastruktura i Środowisko Prace na linii kolejowej nr 7 Warszawa Wschodnia Osobowa – Dorohusk na odcinku Warszawa – Otwock – Dęblin – Lublin, etap I oraz budowa łącznicy kolejowej Kraków Zabłocie – Kraków Krzemionki to dwa ogromne projekty PKP PLK S.A., które otrzymają dofinansowanie z Programu Infrastruktura i Środowisko 2014-2020 w ramach osi priorytetowej V – Rozwój transportu kolejowego w Polsce. Koszt modernizacji 150 km linii kolejowej nr 7 Warszawa Wschodnia Osobowa – Dorohusk na odcinku Warszawa – Otwock – Dęblin – Lublin to ponad 4,2 mld zł, z czego 2,9 mld PKP otrzyma w formie dofinansowania. Jest to kluczowa inwestycja realizowana na terenie województw mazowieckiego i lubelskiego. Efektem projektu będzie oczekiwana szczególnie przez osoby dojeżdżające do pracy do Warszawy i Lublina krótsza i bardziej komfortowa podróż. Zmodernizowana trasa kolejowa zapewni też poprawę bezpieczeństwa dzięki zastosowaniu najnowszych urządzeń i systemów bezpieczeństwa. Szybkie i bezpośrednie połączenie Lublina z Warszawą będzie atrakcyjne komunikacyjnie dla nowych inwestorów, co wpłynie na rozwój lokalnej gospodarki na terenie województwa lubelskiego. Realizacja robót na odcinku Otwock – Lublin zaplanowana jest na lata 2017–2020. Natomiast budowa łącznicy kolejowej Kraków Zabłocie – Kraków Krzemionki ma pochłonąć ponad 348 mln zł, z czego prawie 188 mln to wsparcie ze środków unijnych. Dzięki realizacji projektu nie będzie konieczności zmiany kierunku jazdy na stacji Kraków Płaszów. Czas podróży z Krakowa do Zakopanego skróci się o około 15 minut. Bezpośrednie połączenie ze stacji Kraków Główny do Zakopanego oraz Skawiny i Oświęcimia to przede wszystkim sprawniejszy i płynniejszy ruch kolejowy, lepszy komfort obsługi pasażerów na przebudowanych przystankach kolejowych oraz wzrost bezpieczeństwa. Dzięki przebudowie przystanków powstanie wygodny węzeł przesiadkowy w rejonie skrzyżowania ulic Powstańców Wielkopolskich i Wielickiej, co pozwoli na rozszerzenie oferty transportowej na terenie miasta. Inwestycja pozwoli również uruchomić bezpośrednie połączenie między stacjami Kraków Główny – Kraków Bonarka, istotne w rozwoju ruchu aglomeracyjnego Krakowa. Źródło: Portal Funduszy Europejskich |
|
| Status przedsiębiorstwa ma znaczenia dla wysokość otrzymanego dofinansowania Prawidłowe określenie statusu przedsiębiorstwa jest bardzo ważne w procesie ubiegania się o dotację. Wielkość podmiotu często decyduje o możliwości przystąpienia do ogłaszanych konkursów, które są adresowane do określonych grup potencjalnych beneficjentów. Przykładowo obecnie Lubelska Agencja Wspierania Przedsiębiorczości organizuje nabór wniosków w ramach Działania 3.7. RPO Województwa Lubelskiego, do którego przystąpić mogą tylko i wyłącznie mikro i mali przedsiębiorcy. Właściwe określenie statusu przedsiębiorstwa decyduje w tym przypadku o kwalifikowalności podmiotowej projektu. Podobnie w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój, Poddziałanie 1.1.1. konkursy są dedykowane dla MŚP lub dużych przedsiębiorstw – właściwe określenie statusu ma więc znaczenie dla możliwości ubiegania się o wsparcie. Wysokość dotacji Dodatkowo, wielkość przedsiębiorstwa ma decydujący wpływ dla określenia poziomu dofinansowania. W zależności od statusu przedsiębiorstwa dofinasowanie będzie różniło się. Podstawowe poziomy pomocy dla podmiotów kwalifikujących się do krajowej regionalnej pomocy inwestycyjnej w poszczególnych regionach zostały określone w rozporządzeniu Rady Ministrów z 30 czerwca 2014 r. w sprawie ustalenia mapy pomocy regionalnej na lata 2014–2020 (Dz.U. z 2014 r. poz. 878). Jednocześnie na mocy odrębnych przepisów możliwe jest zwiększenie poziomu dofinansowania, które w zależności od wielkości firmy będą różniły się. Dla większości projektów inwestycyjnych realizowanych przez mikro i małe przedsiębiorstwa istnieje możliwość zwiększenia poziomu dofinansowania o 20%, a w przypadku średnich przedsiębiorstw już tylko o 10%. Duże firmy w ogóle nie mogą liczyć na takie preferencje. Dla przykładu, zgodnie ze wspomnianą powyżej mapą pomocy regionalnej, maksymalny możliwy poziom dofinansowania dla podmiotów prywatnych ubiegających się o wsparcie w województwach śląskim i dolnośląskim wynosi 25%. Jeśli wnioskuje mikro lub mały przedsiębiorca ma możliwość zwiększenia intensywności wsparcia do 45%. Średni przedsiębiorca będzie mógł liczyć tylko na 35% dofinansowania do kosztów kwalifikowalnych projektu. Określenie statusu firmy Zasady określania wielkości przedsiębiorstwa zostały zawarte w załączniku 1 do rozporządzenia Komisji (UE) nr 651/2014 z 17 czerwca 2014 r. uznające niektóre rodzaje pomocy za zgodne z rynkiem wewnętrznym w zastosowaniu art. 107 i 108 Traktatu (Dz.Urz.UE z 26.6.2014 L 187/1). Co do zasady, do określenia statusu przedsiębiorstwa, brane są pod uwagę trzy elementy: wielkość zatrudnienia, roczny obrót lub całkowity bilans roczny. Na tej podstawie dokonuje się kwalifikacji podmiotu do jednej z czterech kategorii:
Przedsiębiorstwa partnerskie i powiązane Oprócz wskazanych powyżej elementów, do oceny statusu firmy trzeba wziąć pod uwagę dodatkowe kryteria określone w art. od 1 do 6 w Rozporządzeniu Komisji (UE) NR 651/2014. Należą do nich przede wszystkim powiązania kapitałowe i osobowe występujące pomiędzy naszym przedsiębiorstwem a innymi podmiotami. Na tej podstawie należy wyróżnić przedsiębiorstwa partnerskie i powiązane:
Jeśli po weryfikacji możliwości wystąpienia wyżej opisanych powiązań okaże się, że takich nie stwierdzono, należy uznać, że jesteśmy przedsiębiorstwem samodzielnym. Wówczas do określenia statusu przedsiębiorstwa brane są pod uwagę tylko i wyłącznie dane dotyczące zatrudnienia oraz finansowe naszego podmiotu. Jeśli jednak okaże się, że poprzez występujące związki osobowe lub kapitałowe jesteśmy przedsiębiorstwem partnerskim lub powiązanym, do ustalenia wielkości przedsiębiorstwa konieczne jest uwzględnienie danych o zatrudnieniu i finansach z naszych podmiotów powiązanych/ partnerskich. MŚP Należy pamiętać, że przedsiębiorstwa nie można uznać za mikro, małe lub średnie w sytuacji, jeżeli 25% lub więcej kapitału lub praw głosu kontroluje bezpośrednio lub pośrednio, wspólnie lub indywidualnie, co najmniej jeden organ publiczny, w tym między innymi administracja rządowa, administracja samorządowa. Wówczas, taki podmiot, nawet jeśli kryteria odnoszące się do zatrudnienia i finansów pozwalają na zaliczenie do kategorii mikro przedsiębiorstwa, staje się automatycznie dużą firmą. Ciągła weryfikacja Instytucje odpowiedzialne za dystrybucję funduszy unijnych w latach 2014-2020 dokonują weryfikacji poprawności określenia statusu przedsiębiorstwa na etapie oceny formalnej wniosku, przed podpisaniem umowy o dofinansowanie, a także w trakcie realizacji projektu. Należy zatem przeprowadzić rzetelną ocenę czy przypadkiem nie istnieją powiązania, które mogłyby zdecydować o zmianie statusu naszej firmy. Podkreślić należy również, że do określenia statusu przedsiębiorstwa pod uwagę brane są dane z 3 ostatnich zamkniętych lat obrotowych. Autor: Małgorzata Podgórska dyrektor zarządzający, Kancelaria Doradztwa Gospodarczego Cieślak & Kordasiewicz |
|
| Zawieranie umowy o dofinansowanie jest pierwszym etapem sprawnego zarządzania projektem Pozyskanie i rozliczenie środków unijnych, w każdym dotychczasowym okresie programowania, nie było szybkim i łatwy procesem dla beneficjentów pomocy, co potwierdzają wyniki dotychczasowych ewaluacji programów operacyjnych na lata 2007 – 2013. Tym samym z dużą dozą prawdopodobieństwa, należy przyjąć, że obecni beneficjenci również będą mieli liczne problemy w sprawnym rozliczeniu otrzymanych grantów. Szereg nowych dokumentów programowych, wytycznych sektorowych, nowe podejście do rozliczania i kontroli projektów oraz nowelizacja Ustawy Prawo Zamówień Publicznych, to tylko niektóre z zagrożeń mogących w istotny sposób wpłynąć na tempo wydatkowania środków unijnych w obecnym okresie programowania. Aktualnie Instytucje Zarządzające programami operacyjnymi rozstrzygają pierwsze konkursy na dotacje unijne. Napisanie dobrego projektu jest pierwszym (łatwiejszym) etapem w procesie skutecznego pozyskania zewnętrznego wsparcia finansowego. Należy zaznaczyć, że uzyskanie decyzji od Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym o otrzymaniu dofinansowania na wykonanie określonego projektu inwestycyjnego nie skutkuje automatycznym wpływem dotacji. Otrzymana decyzja jest tak naprawdę dopiero początkiem drogi, jaką musi przejść beneficjent by przyznane mu środki finansowe wpłynęły na jego konto bankowe w wysokości zaplanowanej we wniosku o dofinansowanie. Procedura zawarcia kontraktu Pozytywna decyzja o przyznaniu dofinansowania rozpoczyna proces zawierania umowy, który w zależności od Programu Operacyjnego trwa od kilku do kilkunastu tygodni. Okres ten obarczony jest również dużym czynnikiem ryzyka, które w najgorszym wariancie może podprowadzić do braku możliwości zawarcia umowy o dofinansowanie z wnioskodawcą. Przyszli beneficjenci muszą rzetelnie przygotować się to tego etapu i sprawnie skompletować wszystkie niezbędne dokumenty do umowy. Standardowymi załącznikami do umowy o dofinansowanie są:
Zabezpieczenie realizacji umowy Istotnym elementem w procesie zawierania umów o dofinansowanie jest fakt, że w większości dofinansowanych projektów wymagane będzie przedłożenie do Instytucji Zarządzającej właściwego zabezpieczenia realizacji umowy i zaliczkowania projektu (jeśli dotyczy). Ma to zapobiec ewentualnemu nieuczciwemu wykorzystaniu środków unijnych. Zabezpieczenie w zależności od wartości dofinansowania przyznanego w umowie może być w postaci np.: weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową, cesja praw z polisy ubezpieczeniowej, przewłaszczenie rzeczy ruchomych na zabezpieczenie, hipoteka, poręczenie bankowe, gwarancja bankowa, zastaw rejestrowy. Rodzaje wszystkich możliwych do wykorzystania zabezpieczeń określa wzór umowy o dofinansowanie udostępniony na etapie ogłaszania konkursu o dofinansowanie. W momencie niewniesienia wymaganego zabezpieczenia w wyznaczonym terminie, fakt ten staje się podstawą do niewypłacenia dofinansowania oraz czasem nawet do rozwiązania umowy. Wnikliwa analiza kontraktu Z wielu lat doświadczeń związanych z zarządzaniem projektami UE należy podkreślić, że kolejnym ważnym elementem przemawiającym za sprawny wdrożeniem projektu i jego późniejszego rozliczeniem jest znajomość zapisów umowy o dofinansowanie jeszcze na etapie przygotowywania dokumentacji aplikacyjnej. Znajomość tego dokumentu pozwala na zaplanowanie w budżetach projektów wszelkich wydatków niezbędnych i wymaganych przez Instytucję Zarządzającą (np. koszt zabezpieczeń) czy też realnego określenia harmonogramu realizacji projektu, uwzględniającego m.in. terminy na podpisanie umowy. Elementy umowy Ponadto podpisana przez beneficjenta umowa o dofinansowanie dokładnie opisuje wszelkie prawa i obowiązki obu stron. W jej treści określone są:
Wniosek o dotację Kluczowym założeniem umowy o dofinansowanie jest zobligowanie beneficjentów do realizacji ocenionego formalnie i merytorycznie projektu tak, jak został on opisany we wniosku o dofinansowanie (zwłaszcza pod kątem określonych celów projektu i mierzalnych wskaźników ich osiągnięcia, kwot i terminów ponoszenia przyszłych wydatków). Wniosek o dofinansowanie będzie integralnym załącznikiem do umowy o dofinansowanie, a wszelkie ewentualne zmiany w jego treści będą wymagały zatwierdzenia przez właściwą Instytucję Zarządzającą udzielającą wsparcia, a czasem także podpisania aneksu do umowy. Pamiętajmy, że dofinansowanie zapisane w umowie dofinansowanie zostanie uruchomione wówczas, gdy Beneficjent wywiąże się ze wszystkich obowiązków, jakie na niego nakłada podpisania umowa o dofinansowanie. Naruszenie zapisów umownych Każdy beneficjent realizując projekt dofinansowany ze środków UE powinien uświadomić sobie, że kwota dotacji zapisana w umowie o dofinansowanie jest maksymalnym dofinansowaniem możliwym do otrzymania pod pewnymi warunkami. Każdy beneficjent powinien zdawać sobie sprawę, że naruszenie zapisów umowy (np. realizacja projektu niezgodnie z założeniami, brak osiągnięcia zakładanych wskaźników produktu i rezultatu, realizacja projektu niezgodnie z harmonogramem jego realizacji) może doprowadzić, do zmniejszenia przewidzianej dotacji lub nawet jej odebrania w całości. Częstym przykładem naruszenia zapisów umowy o dofinansowanie jest dokonanie wyboru dostawcy lub usługodawcy z naruszeniem obowiązujących wytycznych i/lub właściwych przepisów prawa krajowego i unijnego. Zasady wydatkowania środków Dofinansowanie projektu oznacza, że beneficjent korzysta ze środków publicznych. Ma to swoje konsekwencje związane z wyborem dostawców towarów i usług. Przyjmując dofinansowanie beneficjent deklaruje, że wszystkie wydatki ujęte w projekcie ponosić będzie z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji, efektywności, jawności i przejrzystości a także dołoży wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów. Zapis ten oznacza, że podmioty zobowiązane ustawowo do stosowania prawa zamówień publicznych, dokonują wyboru dostawców zgodnie z tymi przepisami. W przypadku pozostałych typów beneficjentów, którzy nie są zobowiązani do stosowania na co dzień prawa zamówień publicznych, konieczne jest wprowadzenie pewnych zmian w sposobie dokonywania zakupów. Nawet firmy prywatne, które na co dzień nie stosują prawa zamówień publicznych, muszą badać rynek w sposób przejrzysty, niebudzący wątpliwości co do tego, że wybrana została najkorzystniejsza oferta. W przypadku wydatków, których wartość przekracza 50.000 zł netto, muszą przeprowadzić postępowanie zgodnie z zasadą konkurencyjności. Jednym z podstawowych wymagań w tym zakresie jest publikacja zapytań ofertowych w systemie elektronicznym, tzw. „Bazie Konkurencyjności”. Szczegółowe zasady w tym zakresie opisują „Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020”. |
|
| Koszty kwalifikowane Realizując projekt beneficjent powinien pamiętać, że nie każdy wydatek związany z projektem może zostać dofinansowany. Poszczególne programy i rodzaje dotacji mają przypisany katalog tzw. kosztów kwalifikowanych. Wstępna ocena kwalifikowalności wydatków następuje na etapie oceny formalno-merytorycznej projektu. Jednak to etap wdrażania projektu jest kluczowym elementem przemawiającym za zakwalifikowaniem wydatku do projektu przez Instytucję Zarządzającą. Wszystkie wydatki przedstawiane przez Beneficjenta do rozliczenia w projekcie muszą być poniesione zgodnie z „Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności (…)”. Tylko wydatki zgodne z wytycznymi podlegają dofinansowaniu, natomiast pozostałe koszty Beneficjent ponosi ze środków własnych. O kwalifikowalności wydatku decyduje nie tylko zgodność z katalogiem kosztów kwalifikowanych. Na etapie wstępnym – oceny wniosku – weryfikowane jest również:
Pozytywna ocena wniosku i przyznanie dofinansowania na realizację projektu nie oznacza, że wszystkie wydatki, które będą przedkładane do refundacji we wnioskach o płatność będą kwalifikować się do współfinansowania. W trakcie realizacji projektu dodatkowemu sprawdzeniu podlega:
Zasada trwałości Tym samym realizacji projektu dofinansowanego ze środków Unii Europejskiej wymaga, aby wszelkie działania realizowane w fazie wdrożeniowej były bardzo rozważne i poparte szczegółową dokumentacją, którą należy przechowywać w siedzibie beneficjenta do czasu zakończenia tzw. „zasady trwałości projektu”. Zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie oraz szeregu wytycznych i instrukcji, każdy beneficjent pomocy powinien prowadzić szczegółową dokumentację potwierdzającą szereg czynności wykonywanych w trakcie trwania projektu, którą każdorazowo udostępnia się w trakcie kontroli projektu. Kluczowe znaczenie w tym zakresie ma reguła, że wszystkie wydatki związane z projektem objętym dotacją unijną muszą być ujęte w wyodrębnionej ewidencji księgowej, a płatności muszą wychodzić z osobnego konta bankowego. Jeżeli wniosek służy rozliczeniu poniesionych już kosztów w części finansowej, należy przedstawić zestawienie poniesionych wydatków wraz ze skanami dokumentów księgowych potwierdzających ich poniesienie. Wszystkie dokumenty dotyczące realizowanego projektu powinny być księgowane w sposób umożliwiający ich szybką, łatwą i jednoznaczną identyfikację. Tak zwana odrębna ewidencja księgowa może oznaczać wprowadzenie jednolitego oznakowania dofinansowanych pozycji bądź ujmowanie ich na specjalnie w tym celu utworzonych kontach. Sprawozdania monitoringowe Przez cały okres realizacji projektu beneficjent zobligowany jest regularnie informować Instytucję, która udzieliła dofinansowania o czynionych postępach. Sprawozdania monitoringowe należy przygotowywać na specjalnym formularzu. Częstotliwość ich składania określona jest w umowie o dofinansowanie – najczęściej wymagane są minimum raz na trzy miesiące. W sprawozdaniach Beneficjent informuje o podejmowanych działaniach w danym okresie sprawozdawczym, uzyskiwanych efektach oraz ponoszonych wydatkach – wszystko to w odniesieniu do założeń z wniosku o dofinansowanie. Przedstawia się również plan działań na okres poprzedzający złożenie kolejnego sprawozdania. Sprawozdania z postępu w realizacji projektu są najczęściej integralną częścią wniosku o płatność. Jest on podstawą do wypłaty przyznanej dotacji w formie zaliczki, refundacji częściowej lub całkowitej. Centralny System Teleinformatyczny W okresie programowania 2014 – 2020 wszelkie operacje w projekcie związane z utworzeniem wniosku o płatność i przekazaniem go do instytucji w celu weryfikacji, prowadzeniem korespondencji, przekazywaniem haromonogramów realizacji projektu czy ewidencjonowaniem informacji o zamówieniach publicznych realizowanych w ramach projektu należy dokonywać za pośrednictwem Centralnego Systemu Teleinformatycznego – SL 2014. Jeżeli projekt realizowany jest w ramach jednego z krajowych programów operacyjnych lub regionalnego programu operacyjnego wykorzystującego centralny system teleinformatyczny, integralnym elementem umowy jest lista osób uprawnionych do korzystania z tego systemu. Informowanie o projekcie Ważnym elementem wdrażania projektu, jest wymóg i obowiązek wobec beneficjenta korzystającego ze środków unijnych, aby o tym fakcie informować społeczeństwo. Informacje o dofinansowaniu należy podawać w trakcie realizacji projektu, przy okazji wszystkich działań informacyjnych i promocyjnych. We właściwy sposób należy oznakować dokumenty przeznaczone do publikacji i dla uczestników projektów, miejsce realizacji projektu i swoją stronę internetową. W ten sposób przekazujemy innym informacje o otrzymaniu dofinansowania z danego programu operacyjnego. Obowiązek informowania o projekcie pojawia się od momentu uzyskania dofinansowania. Od tego dnia obowiązują Beneficjenta zasady opisane w „Podręcznikach dla Beneficjentów w zakresie informacji i promocji”. |
|
| Autor: Tomasz Jankowski ekspert ds. funduszy europejskich |
|
|
|
|
Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o., ul. Łotewska
9A, 03-918 Warszawa, Numer NIP: 526-19-92-256, Numer KRS: 0000098264 - Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w
Warszawie, |